Piloter RoomFlow avec un agent IA

Un agent IA de terminal — Claude Code, Codex ou un autre — peut travailler dans RoomFlow à votre place : créer un client et ses sites, ajouter des salles et des contacts, corriger leurs coordonnées, analyser un produit et en écrire la fiche, dessiner le synoptique d'une salle. Il passe par la commande roomflow, installée avec l'application Windows.

Ce qu'il fait reste sous votre contrôle :

• il crée et il modifie ; il ne supprime que si vous le lui demandez, et chaque suppression est d'abord simulée ;
• pour modifier ou supprimer, il doit donner le nom exact de la cible : un identifiant erroné est refusé ;
• sur un synoptique, il ajoute une version. Il ne renomme ou ne supprime que ses propres versions : celles que vous avez enregistrées ne changent pas ;
• tout ce qu'il crée porte la marque « créé par un agent » ;
• vous coupez son accès en un clic, depuis votre profil.

Avant de commencer

• RoomFlow 1.0.24 ou plus récent installé sur le poste (voir Installer RoomFlow). Le synoptique demande la 1.0.27, la suppression la 1.0.29, la modification la 1.0.31.
• Un espace de travail en formule Cloud (voir Les formules).
• Une adresse e-mail vérifiée.
• Un agent IA de terminal déjà installé sur le poste.

1. Ouvrir un terminal neuf

L'installation ajoute roomflow au chemin des commandes de Windows. Un terminal ouvert avant l'installation ou la mise à jour ne le voit pas encore : ouvrez-en un nouveau.

Terminal intégré à VS Code

Un terminal de VS Code hérite du chemin des commandes connu au démarrage de VS Code. Ouvrir un nouvel onglet ne suffit pas : fermez VS Code entièrement, puis rouvrez-le.

Vérifiez :

roomflow aide --text

La liste des commandes s'affiche. Si Windows répond que roomflow n'est pas reconnu, le terminal est encore trop ancien.

2. Autoriser l'agent — c'est vous qui le faites

Lancez vous-même, dans le terminal :

roomflow login

Votre navigateur s'ouvre sur la page Autoriser un agent IA de app.roomflow.fr. Choisissez :

• le Workspace où l'agent travaillera — un seul par autorisation ;
• le Nom de l'accès, pour le reconnaître plus tard (par exemple le nom du poste).

Cliquez sur Autoriser, puis revenez au terminal : la commande se termine seule. Contrôlez avec :

roomflow statut

La réponse commence par {"ok":true et rappelle le nom de l'accès.

Autoriser un autre compte que celui du navigateur

La page reprend le compte déjà connecté dans votre navigateur. Pour autoriser l'agent sous un autre compte, déconnectez-vous d'app.roomflow.fr, reconnectez-vous avec le bon compte, puis relancez roomflow login. La liste des workspaces proposés vous confirme le compte utilisé.

N'autorisez qu'un agent en qui vous avez confiance

L'autorisation vaut pour ce poste, avec vos droits. Les garde-fous de RoomFlow bornent un agent qui se trompe, ou qu'un contenu lu sur le web tenterait de détourner. Ils ne protègent pas contre un programme malveillant qui tourne sous votre session Windows. N'autorisez que si vous venez de lancer roomflow login vous-même.

3. Dire à l'agent de lire son mode d'emploi

Donnez cette consigne à votre agent, au début de la conversation :

Lance roomflow guide et suis ce mode d'emploi pour travailler dans RoomFlow.

Le mode d'emploi est livré dans la commande : il est toujours à jour avec votre version de RoomFlow. L'agent y apprend les règles (chercher avant de créer, ne jamais contourner un refus) et les commandes.

Vous pouvez ensuite lui parler normalement : « crée le client Lycée Brassens à Évry, avec une salle S16 au premier étage ».

En option : une skill à installer

Pour ne plus répéter la consigne, téléchargez la skill SKILL.md. Elle ne fait que renvoyer l'agent à roomflow guide.

• Claude Code : enregistrez-la sous %USERPROFILE%\.claude\skills\roomflow\SKILL.md.
• Codex et les autres agents : copiez son contenu dans le fichier AGENTS.md de votre dossier de travail.

Faire dessiner un synoptique

Demandez à l'agent le schéma voulu, en langage courant. Par exemple :

Dans la salle S16, fais le synoptique : un PC portable, un émetteur et un récepteur HDBaseT Extron DTP HDMI 4K 230, un écran tactile LG, un Extron MLC Plus 100 qui pilote l'écran en RS232, et la sortie audio de l'écran vers un ampli Ecler. Enregistre-le sous le nom « Proposition 1 ».

L'agent travaille en deux temps :

1. Il prépare un brouillon sur le poste. Il cherche les produits dans le catalogue, les pose, puis relie leurs ports. Les câbles d'alimentation courts sont ajoutés tout seuls. Une liaison de pilotage (RS232, IP de contrôle…) apparaît en pointillé.
2. Il l'enregistre comme une nouvelle version du synoptique de la salle, avec le nom que vous avez donné. Rien n'est écrit dans RoomFlow avant cette étape.

Ouvrez ensuite la salle dans le Studio : la version porte la marque « créé par un agent ». Vous la reprenez et la modifiez comme n'importe quelle autre.

Un brouillon enregistré est consommé. Pour une autre version, l'agent repart d'un brouillon neuf.

Il n'utilise que votre catalogue

L'agent pose les produits de votre catalogue, avec leurs ports. Si une fiche manque, ou si ses ports sont incomplets (pas de sortie audio, pas d'alimentation), il vous le signale. Corrigez la fiche ou demandez-lui une analyse du produit.

Faire modifier ou supprimer

Modifier

Demandez la correction en langage courant : « la salle S16 est au deuxième étage, pas au premier ». L'agent peut modifier :

• un client, un site, une salle ou un contact : nom, adresse, téléphone, e-mail, étage, capacité… ;
• une fiche de votre catalogue personnel : désignation, marque, référence, type. Pas les ports : pour les refaire, demandez une nouvelle analyse du produit ;
• le nom d'une version de synoptique qu'il a lui-même enregistrée. Le schéma ne change pas.

Seuls les champs demandés changent. La commande rend l'ancienne et la nouvelle valeur de chaque champ touché. Sur un client, un site, une salle, un contact ou un nom de version, rien n'est archivé : une modification se défait par une autre modification.

Une modification ne déplace rien. Pour changer une salle de site, voir ci-dessous. Un site, lui, reste chez son client.

Déplacer une salle

Demandez-le en langage courant : « la salle S16 passe sur le site de Lyon ». Le site d'arrivée peut appartenir au même client ou à un autre. L'agent procède en deux temps :

1. Il simule. La commande liste ce qui suit la salle (visites, rapports, recettes, commentaires, documents commerciaux, versions de synoptique), ce qui s'en détacherait et ce qui serait coupé. Rien ne bouge à ce stade.
2. Il confirme. Il valide exactement la liste simulée. Si quelque chose a changé entre-temps, par exemple un rapport ajouté par un collègue, rien n'est déplacé : l'agent reçoit la nouvelle liste et doit la relire.

Vers le même client, seul le site change.

Vers un autre client, la salle ne garde rien de l'ancien :

• ses projets de l'ancien client s'en détachent ;
• ses contacts de l'ancien client s'en détachent, des deux côtés ;
• ses liens de partage publics actifs sont coupés.

L'historique de la salle la suit dans tous les cas. Un projet qui ne couvre pas le site d'arrivée est signalé, sans être modifié.

L'état d'avant est archivé pendant 30 jours. Comme pour la suppression, ce n'est pas une corbeille : la restauration se fait à la main.

Depuis l'application web

Le déplacement d'une salle depuis l'application web ne détache rien et n'archive rien. Seul l'agent applique ces règles.

Supprimer

L'agent ne supprime que sur votre demande explicite, en deux temps :

1. Il simule. La commande dit ce qui partirait, par exemple « 3 sites, 7 salles, 2 contacts ». Rien n'est effacé à ce stade.
2. Il confirme. Un client, un site ou une salle qui a du contenu est refusé tant que l'agent ne demande pas, en plus, d'emporter ce contenu.

Ce qui est supprimé est archivé pendant 30 jours. Ce n'est pas une corbeille : aucun écran n'affiche l'archive, et la restauration se fait à la main.

Une exception : les fiches du catalogue personnel

La suppression d'une fiche de votre catalogue personnel se fait tout de suite, sans simulation. Elle ne touche qu'une fiche à la fois.

Ce qui consomme votre quota IA

Chaque analyse de produit (roomflow produit analyser) consomme une unité du quota IA de votre compte. Le mode d'emploi demande à l'agent votre accord avant d'en lancer plusieurs. Créer un client, un site, une salle ou un contact ne consomme rien. Dessiner un synoptique non plus.

Couper l'accès

Deux façons :

• Depuis le poste : roomflow logout. L'accès est révoqué et effacé du coffre Windows.
• Depuis n'importe où : app.roomflow.fr, menu de votre compte, Profil, section Agents autorisés, bouton Révoquer. Utile si le poste est perdu ou si l'agent ne vous inspire plus confiance. L'agent est coupé au plus tard dans l'heure.

La section Agents autorisés montre aussi, pour chaque accès, son workspace, sa date de création et sa dernière utilisation.

Si l'agent est refusé

Message	Ce qu'il faut faire
not-authenticated	Lancez roomflow login.
acces-refuse	L'accès a été révoqué : lancez roomflow login pour en créer un nouveau.
L'accès agent demande la formule Cloud sur ce workspace.	Choisissez un workspace en formule Cloud.
Vérifiez votre adresse e-mail avant d'autoriser un agent.	Validez le courriel de vérification, puis relancez roomflow login.